Счет-фактура – что это такое, для чего нужен, когда выписывается, обязательные реквизиты

Организации, применяющие традиционный режим налогообложения, постоянно сталкиваются с необходимостью оформлять и хранить как выданные, так и полученные счета-фактуры. В настоящее время требования в области ведения бухгалтерского и налогового учета постоянно меняются, обновления не обошли стороной и вид этого документа. Обсудим основные моменты, связанные со счетом-фактурой.

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура – это документ законодательно определенного образца, подтверждающий факт поставки покупателю товаров или оказания услуг, а также отражающий их стоимость. Он служит основанием для вычета НДС, поэтому в России счет-фактура должен составляться теми организациями, которые являются плательщиками налога на добавленную стоимость. В течение 5 дней (календарных) с момента совершения отгрузки продавцом (или исполнителем) в адрес покупателя (или заказчика) выписывается счет-фактура, необходимый для отражения НДС при налоговом учете. В соответствии со 169 статьей НК РФ документ может быть выставлен:

• в бумажной версии;
• в электронной форме.

Выбор за предприятием, так как с мая 2012 года российские власти предоставили юридическим лицам возможность обмениваться счетами-фактурами в электронном виде. Чтобы электронный вариант имел юридическую значимость, документ в формате, утвержденном ФНС, должен передаваться адресату через специализированного оператора посредством электронного документооборота.

Важно: для применения электронной формы счетов-фактур требуются определенные технические средства. Контрагент должен дать согласие на такой вариант предоставления документов. Бумажный версия, считающаяся традиционной, печатается обычно в двух экземплярах: один для поставщика, другой для покупателя.

Разновидности

Существует несколько видов счетов-фактур:

Вид счета-фактуры	Когда оформляется?	Особенности
Обычный (стандартный или традиционный)	отгрузка продукции; оказание услуг; выполнение работ и т.д.	Заполняется типовая форма документа.
На аванс (авансовый)	полная предоплата в счет будущих отгрузок; частичная предоплата в счет планируемых поставок.	Используется типовая форма, однако вписываются не все реквизиты. Не заполняются поля с данными о получателе груза и его отправителе. Также не указываются цена, количество и единицы измерения товаров или услуг.
Корректировочный	при принятии решения увеличить или снизить цену; при изменении количества поставленных товаров или оказанных услуг.	Существует специальная форма – корректировочный счет-фактура. Указывается следующее: какой документ корректируются; информация до и после корректировки.
Исправительный	При обнаружении существенных неточностей и ошибок в первом варианте.	Исправляется документ любой формы. Правки должны быть подтверждены с помощью подписей ответственных лиц. Также указываются дата изменений и порядковый номер.

Таким образом, вид счета-фактуры выбирается в зависимости от ситуации, с которой столкнулась организация.

Важно: корректировочный документ оформляется в случае, если стороны договорились об изменении цены или уменьшении (увеличении) количества услуг (товаров). Он отличается от исправленного счета-фактуры тем, что последний требуется, когда в первоначальной варианте есть грубые ошибки, например, препятствующие идентификации продавца или покупателя, либо невозможно определить сумму НДС, неясны наименования товаров, их стоимость и т.д.

Обязательные реквизиты

Как и у любого документа, у счета-фактуры есть типовая форма, которая законодательно установлена. Бумага будет иметь законную силу, если в ней указаны все обязательные реквизиты счета-фактуры:

• Порядковый номер и дата составления.
• Информация о продавце и покупателе, позволяющая их четко идентифицировать (название, адрес, ИНН/КПП).
• Наименование отгружаемых товаров или оказываемых услуг.
• Количество товаров или услуг.
• Валюта, которая используется в расчетах. По Общероссийскому классификатору коды наиболее распространенных валют: рубль – 643, евро – 978, доллар – 840.
• Цена за одну товарную единицу (или услугу) без налога.
• Общая стоимость товаров (услуг) без налога.
• Ставка налога.
• Сумма налога, предъявляемая покупателю.
• Общая стоимость с учетом суммы налога.
• Подписи должностных лиц.

Важно: в соответствии со статьей 169 НК РФ счет-фактура не будет принят к налоговому учету, если информация в документе не позволит однозначно идентифицировать продавца, покупателя, товары, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога.

Как выглядит счет-фактура?

Недавно во внешний вид документа были внесены обновления – структура была несколько скорректирована в соответствии с постановлением Правительства РФ № 981 от 19.08.17 г. Действовать нововведения стали с 1 октября 2017 года.

• Скачать бланк счета-фактуры .doc
• Скачать бланк корректировочного счета-фактуры .doc

Что же изменилось? В стандартный счет-фактуру были добавлены новые графы:

• «Код вида товара» (1а) – заполняется теми компаниями, которые осуществляют поставки товаров в страны ЕАЭС. Значение берется из товарной номенклатуры ВЭД.
• «Подпись уполномоченного лица» – дает возможность подписывать документ сотрудникам, имеющим такие полномочия по доверенности или по распоряжению руководителя. Ранее имелись поля только для подписей бухгалтера и руководителя.

Также в бланк документа были внесены следующие коррективы:

• В строку 8 «Идентификатор госконтракта» добавлено словосочетание «при наличии». Это техническая правка, так как и ранее графа заполнялась только организациями, имеющими государственные контракты.
• В строки 2а и 6а «Адрес» следует вписывать полные и точные адреса продавца и покупателя. Информация должна соответствовать той, что указана в ЕГРЮЛ (ЕГРИП — для ИП). До данного уточнения в счетах-фактурах некоторые компании отражали местонахождение, определенное уставом, то есть иногда это был только город.
• Строка 11 стала называться «Регистрационный номер таможенной декларации». Название поменялось, однако правила остались прежними: импортеры пишут номер декларации, посредством которой товар был ввезен, а те, кто ими не является, просто берут номер, указанный поставщиком.

Корректировочный счет-фактура также изменился:

• Появились графы «Код вида товара» (1б) и «Подпись уполномоченного лица».
• Стало разрешено вносить в документ дополнительные графы и строки. Например, можно добавить реквизиты стандартного счета-фактуры (первичного).

Для чего нужен счет-фактура?

Счет-фактура является налоговым документом, необходимым для того, чтобы иметь возможность:

• подтвердить исходящий НДС в случае отгрузки товаров, оказания услуг или выполнения работ;
• списать входящий НДС, образующийся при покупке услуг или товаров.

Счета-фактуры должны учитываться организацией путем ведения следующих регистров:

• Журнал учета счетов-фактур;
• Книга продаж;
• Книга покупок.

Суммы НДС, отраженные в данных книгах, подлежат учету в налоговых декларациях. В конце отчетного периода компания должна на основании сделанных записей рассчитать сумму налога, которая подлежит уплате в бюджет. НДС компенсируется в том случае, когда сумма вычетов превышает сумму начисленного налога.

Когда выписывается счет-фактура?

Стандартно при поставке товаров или оказании услуг сначала выставляется счет. Далее, когда отгрузка совершается или услуги оказываются и т.д., на основании счета формируется счет-фактура и товарная накладная (или акт выполненных работ, оказанных услуг). По срокам законодательство накладывает ограничение: в соответствии с пунктом 3 статьи 168 НК РФ счет-фактура выписывается не позднее пяти календарных дней со дня осуществления поставки продукции (оказания услуг, выполнения работ) или с момента получения полной или частичной оплаты. Отсчет времени начинается со дня, следующего после отгрузки или оплаты.

Важно: компании, применяющие общую систему налогообложения, имеют право не выписывать счета-фактуры тем организациям, которые работают без НДС. Единственный нюанс – согласие на такой вариант должно быть оформлено сторонами в письменной форме.

Что такое счет-фактура на аванс?

Счет-фактура на аванс по форме аналогичен стандартному. Разница в том, что документ выписывается продавцом, после того как покупатель перечислил авансовый платеж, а не после поставки товаров.

Заполняется авансовый счет-фактура почти так же, как и обычный, но есть ряд отличий:

• Можно указать обобщенное наименование товара или услуги. Это законно в том случае, когда договор между сторонами еще не подписан.
• В обязательном порядке в строку 5 вписывается номер платежно-расчетного документа, по которому была совершена предоплата.
• Необязательно отражать информацию об объеме товаров (или услуг), их ценах, единицах измерения.

Например, компания собирается поставить контрагенту рыболовные товары. Выставляется счет, покупатель его оплачивает путем перечисления денежных средств на расчетный счет продавца. На следующий день продавец оформляет авансовый счет-фактуру, где указывает номер и дату платежки, по которой в банк поступила оплата от покупателя. Если стороны пока не заключили договор с точным перечнем товаров и их ценами, то можно указать в счете-фактуре на аванс только общее название – «рыболовные товары», без количества. В обязательно порядке пишется общая стоимость и сумма НДС.

Что делать, если выписанный документ нужно изменить?

Конечно, в коммерческой деятельности нередки случаи, когда уже составленные документы нуждаются в поправках. Цена на продукцию или услуги может увеличиться (или наоборот). Иногда меняется количество отгружаемых товаров. Бывают случаи недопоставки или брака. Что делать в подобных ситуациях? В зависимости от обстоятельств компания должна оформить корректировочный счет-фактуру или исправительный. Очень часто поставщики не понимают, какой вид документа выбрать.

Корректировочный счет-фактура составляется в следующих случаях:

• Происходит изменение цены товаров или услуг. Например, стороны договорились о скидке или при составлении документа точная цена была еще неизвестна.
• Обнаружена недостача товарной продукции или услуги оказаны не в полном объеме. То есть фактическое количество отгруженных товаров не соответствует тому, которое указано в первичном счете-фактуре.
• Выявлен брак. В этом случае покупатель вправе не принимать бракованные единицы товара, значит, в корректировочном документе отражаются количественные поправки.
• Изменение стоимости товаров, произошедшее неоднократно. Бывает, что покупатель и продавец никак не могут договориться о цене. Тогда корректировочные счет-фактуры составляются при каждом случае ее изменения. Причем в качестве первичного документа указывается тот, который был заполнен последним (перед новой корректировкой).

Исправительные счета-фактуры выписываются, когда произошла техническая ошибка. Все могут ошибиться, и бухгалтеры вовсе не исключение. Можно неверно указать сумму или промахнуться при заполнении наименования и идентификационной информации покупателя или продавца, бывают и банальные арифметические ошибки. Как составить исправительный документ? Нужно сформировать новый счет-фактуру, причем номер и дата должны быть взяты из «ошибочного». В строку «Исправления» (1а) записываются номер исправления и текущая дата. Далее заполняются остальные поля.

Нарушение правил и ответственность, связанные со счетом-фактурой

В соответствии со статьей 120 НК РФ отсутствие счетов-фактур или ошибки в них классифицируются как грубое нарушение, влекущее за собой ответственность в виде штрафа в размере:

• 10000 рублей (нарушения совершены в течение одного налогового периода);
• 30000 рублей (нарушения совершены в нескольких налоговых периодах).

Иногда налогоплательщики отображают в налоговом учете неправильно оформленные счета-фактуры. Если в результате ошибочных действий происходит занижение налоговой базы, денежное взыскание равняется 20% от суммы налога, который не был уплачен (статья 122 НК РФ).

Стоит помнить, что ряд дефектов делает счет-фактуру негодным для налогового учета. Например:

• Отсутствует информация о сторонах сделки либо данные неверны.
• Нет возможности провести однозначную идентификацию объекта продажи.
• Не указана общая стоимость продажи, налоговая ставка, сумма налога. Или что-то из перечисленного приведено с ошибкой.
• Была допущена арифметическая ошибка.
• Валюта указана неправильно или не указана совсем.

Распространенным нарушением также является пренебрежительное отношение к составлению авансовых счетов-фактур. Многие компании просто забывают об их необходимости, но законодательство говорит, что каждый полученный аванс должен быть сопровожден выпиской счета-фактуры на аванс. Если при налоговой проверке обнаружится отсутствие данных документов, инспектор произведет доначисление НДС и выпишет штраф по статье 120 НК.

Важно: любая компания, получив счет-фактуру, должна удостовериться, что документ не содержит ошибок, которые будут препятствовать налоговому вычету. Если недостатки обнаружились, то следует немедленно обратиться к продавцу с просьбой об исправленном счете-фактуре.

Многие интересуются вопросом – «зачем нужен счет-фактура»? Документ необходим для налогового учета тем компаниям, которые используют ОСНО. Бланки имеют унифицированную форму, причем некоторые реквизиты обязательны к заполнению, в противном случае документ будет недействительным. В оформлении счетов-фактур нет особых сложностей, так как на практике большинство предприятий использует для их создания специальные программы, например, решение 1С:Бухгалтерия. Стоит учесть, что программное обеспечение нуждается в постоянном обновлении, потому что законодательство периодически меняется. Чтобы впоследствии иметь возможность подать декларацию на НДС к возмещению, важно соблюдать все правила оформления и хранения документации.