Тайм-менеджмент – что это?

Время – одна из самых больших ценностей в современном мире. Если проанализировать темп жизни и скорость достижения поставленных целей, становится ясно, что этот ресурс бесценен, и при правильном подходе человек, особенно в статусе предпринимателя или руководителя, сможет в разы увеличить свой успех. Научиться грамотно распоряжаться своим временем для лучшей эффективности работы и получения максимального дохода поможет именно тайм-менеджмент.

Что такое тайм-менеджмент?

Предприниматель тратит массу времени на разные операции: решение текущих проблем, сбор и обработку информации, планирование и реализацию идей, подъем продаж и мониторинг рынка. Но у многих рабочий процесс дисгармоничен, задуманные планы не реализуются, бизнес не расширяется, несмотря на достаточное количество выделенного времени. В большинстве случаев так происходит из-за неумелого использования этого важного ресурса.

Важно: определение тайм-менеджмента звучит следующим образом – это технология эффективного планирования личного и рабочего времени. Научившись сознательно контролировать его, превратив правильную организацию действий в привычку, получится в разы повысить трудоспособность, доход и рентабельность бизнеса. Кроме того, люди, умеющие управлять своим временем, всегда чувствуют позитив и уверенность в собственных силах.

Принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент базируется на определенных принципах. Следование им дает возможность грамотно планировать свое время, увеличить свою продуктивность и величину заработка. В основе психологии тайм-менеджмента лежит одно из самых важных правил – «закон контроля», постулаты которого говорят о том, что отношение к себе позитивно в той степени, в какой человек контролирует свою жизнь, и негативно в той мере, в какой он чувствует, что не имеет влияния на нее. Благодаря использованию базовых принципов тайм-менеджмента на практике, получится не только упорядочить свое личное время, тратить его целесообразно, но и значительно повысить эффективность бизнеса, а также продуктивность рабочего дня.

Планирование действий

Управление временем невозможно без грамотного планирования. Оно представляет собой процесс оптимального распределения ресурсов, необходимых для достижения поставленных целей и задач, а также совокупность операций, совершение которых необходимо для постановки и реализации задуманного. Это позволяет превратить абстрактную цель в конкретное начинание. Но проекты еще не гарантируют результат, пока человек не начнет действовать. Промежуточным этапом на этом пути является именно планирование, которое ускоряет достижение цели, помогает определить конкретные шаги, объем ресурсов и установить временные рамки. Один из самых важных инструментов для этого – «To do list», то есть список задач. Планировать без ошибок поможет ведение записей: на бумажных носителях (блокноты, ежедневники) или в электронном виде. Если человек не будет фиксировать свои задачи, он не сможет эффективно спланировать время и реализовать их.

Планировать действия можно, ориентируясь на долгосрочную или краткосрочную перспективу. Начиная пользоваться принципами тайм-менеджмента на практике, не стоит заглядывать далеко вперед и составлять план действий дальше, чем на следующие 24 часа. Но уже это позволит увеличить продуктивность труда как минимум на 25%. Любое планирование должно начинаться с осознания того, насколько это важно для человека и насколько он готов к выходу из привычной зоны комфорта. Также стоит помнить о том, что наиболее продуктивными и обеспечивающими бизнес-активность предприятию являются те стратегии тайм-менеджмента, которые подразумевают оптимизацию управления временем не только на уровне директора или владельца, а на всех ступеньках иерархической лестницы.

Постановка целей

Грамотная постановка целей даст возможность более эффективно использовать время. Именно цель является той мотивирующей силой, которая подтолкнет к изменениям и поможет в преодолении трудностей, возникающих в процессе создания собственной системы тайм-менеджмента. Но выделить личное стремление намного легче, чем четко указать цели организации (в идеале они должны совпадать с потребностями сотрудников).

Постановка целей и планирование включают этапы, без которых невозможно научиться тайм-менеджменту:

• изменение структуры расходов своего времени (уменьшение количества времени, выделенного на одни виды деятельности, и увеличение для других);
• принятие решений о расходах времени;
• личная система самомотивации (предусматривает использование на практике специальных приемов для преодоления периодов усталости, лени, разочарования и т.д.).

Для правильной постановки цели сначала необходимо определить ее масштаб. Если план предусматривает работу на перспективу, определяют общие и стратегические цели для достижения результата. Затем выбирают задания на более близкий период. Важно сразу определять, в какой промежуток времени должно быть достигнуто конкретное стремление. Также необходимо, чтобы оно было точным и измеримым, иначе отследить динамику его реализации станет невозможно. К примеру, оценить достижение такой цели, как повышение уровня удовлетворения работой, можно только благодаря конкретному показателю, например, снижению текучести кадров в процентном выражении. К тому же цели должны выбираться так, чтобы они были достижимыми, адресными и соответствующими имеющимся ресурсам.

Эксперты в сфере тайм-менеджмента советуют ставить цели с помощью техники «SMART». Термин представляет собой аббревиатуру, за каждой буквой которой закреплено определенное слово, в переводе на русский язык это – конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные ко времени. Чем ближе цель, тем подробнее ее нужно детализировать (например, говорить не о том, что есть намерение стать ТОП-менеджером, а озвучивать для себя, что в ближайший год нужно достичь уровня ТОП-менеджера в IT-компании с доходом не меньше определенной суммы).

Создание плана действий

Хороший план – это лучшая «шпаргалка» для принятия точных оперативных решений и качественного контроля за расходами времени. Некоторые считают создание плана неэффективным, потому что в течение дня, месяца, года очень многое может поменяться. Но ведь он как раз и нужен для ситуаций, когда ход событий резко меняется, это лучший способ быстро и правильно среагировать в сложившейся ситуации. План обязательно должен быть зафиксирован (на бумаге или в электронном виде), его необходимо просматривать несколько раз в день и не забывать фиксировать новые задачи, что поможет правильно расставить приоритеты.

Совет: создавая план на день, желательно 40% рабочего времени оставить свободным, чтобы сохранился резерв для ситуаций, когда возникают непредвиденные задачи.

Создавая план дня, важно учитывать, что задачи разделяют на 3 типа: «жесткие» – привязанные к конкретному времени, «гибкие» – время точно не определено или есть только срок выполнения, «бюджетируемые» – большие приоритетные задачи, для которых не установлены жесткие рамки выполнения. Учет такой особенности даст возможность правильно распределить выполнение поставленных задач.

Алгоритм создания плана:

1. Составляем список «гибких» задач без привязки к точному времени.
2. Отмечаем красным цветом несколько приоритетных заданий.
3. Решаем, когда провести «гибкие» встречи, которые требуют точного времени.
4. Определяем период, когда будут решаться «бюджетируемые» задачи (они требуют большого количества времени).

Специалисты рекомендуют, включая в план «гибкие» задачи, использовать такую технику, как результато-ориентированный список. Он предусматривает не просто создание записи о том, что необходимо сделать, например, перезвонить клиенту, провести совещание, а написание рядом мотивационного посыла, выделенного цветом или таблицей, например: «убедить клиента сделать оптовый заказ» и «запустить проект в работу» возле обычных «позвонить Петрову» и “провести совещание”. Грамотно составленный план дня считают одним из самых надежных залогов эффективной работы, но максимального успеха можно достичь только при ее рациональной организации.

Совет: в процессе тайминга важно не забывать о некоторых издержках. Необходимо всегда закладывать резерв времени на дорогу (доставку), вспомогательные дела (запуск ноутбука перед презентацией, подъем на последний этаж здания, где назначена встреча и т.д.) и вероятность организационных нестыковок (контрольно-пропускной режим, путаница в адресах).

Расстановка приоритетов

Приоритетность цели или желанного события каждый человек понимает по-своему. Она во многом зависит от того, к чему стремится индивид и какой статус занимает. Приоритетные дела всегда выполняют в первую очередь. Именно планирование помогает определить, в какой последовательности решать задачи, чтобы цель была достигнута как можно быстрее. У руководителя личные цели должны соотноситься с корпоративными ценностями. Если одним из его личных стремлений является достижение материального благополучия, то самый надежный путь его реализации – эффективное достижение целей организации, в которой работает сотрудник.

Процесс расстановки приоритетов зависит от многих факторов: вид цели, ее масштаб, временные рамки. Например, менеджеру для определения приоритетов нужно скорректировать список личных контактов (тратить время только на общение с людьми, которые приносят пользу и подталкивают двигаться вперед) и поток информации (руководитель не должен изучать абсолютно все материалы в полном объеме). А при создании краткосрочного плана правильная расстановка задач по приоритетности позволяет избежать трат времени на мелкие задачи и разделить задания по степени важности. Чтобы определить ее, специалисты рекомендуют использовать принцип Вильфредо Парето, согласно которому 20% всех дел дают 80% результата, а оставшиеся 80% дел – лишь 20%. Это поможет выделить из общего списка те 20% задач, решение которых даст максимальную эффективность. Также стоит помнить о законе «принудительной эффективности»: времени никогда не хватает на все, но его всегда достаточно для выполнения самого важного. Для правильной расстановки приоритетов стоит воспользоваться двумя критериями для задач – срочность и важность:

• важные – те, что имеют серьезные последствия;
• не очень важные – незначительные последствия;
• срочные – требуют безотлагательного выполнения;
• не очень срочные – можно отложить без потерь.

Фокусировка на основном

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности человека. Фокусировка на главном позволит определить и выполнить базовые задачи, которые дадут максимальный результат. При этом важно не забывать о необходимости полной концентрации внимания. Повысить ее качество удастся, если заниматься только одним делом. Переходить к выполнению следующего стоит только после реализации предыдущего, то есть внимание должно быть сфокусировано на одном объекте или одной задаче, с которыми ведется работа. В пределах ближайшего внимания может находиться до 7 задач (+/- 2), остальные должны остаться в области далекого внимания.

Анализ своего опыта

Для улучшения структуры своего времени стоит регулярно анализировать эффективность действий, планирования, дробить показатели временных издержек на приоритетные задачи и те, что можно было бы отложить. Чаще всего человек упускает время из-за так называемых «поглотителей». Это, например, выпитая чашка кофе, выкуренная сигарета, разговор с коллегой, просмотр поста в соцсети и т.д.

Система тайм-менеджмента у каждого индивидуальна, в процессе ее формирования используются разные критерии и цели. Для того чтобы использовать время максимально эффективно, необходимо периодически анализировать свой опыт применения разных принципов управления им. Важно определить и пользоваться самым выгодным и удобным для себя вариантом, который позволит тратить минимум времени на выполнение одного и того же объема приоритетных задач.

Планирование отдыха

Правильно организованный отдых – обязательный элемент личной системы тайм-менеджмента. Без этого человек не сможет эффективно работать и достигать желаемого результата. Это своеобразная инвестиция в конечный результат. Восстановить энергетический ресурс вполне реально без неоправданных потерь времени. Желательно не надеяться на «окна» в плане на следующий день, а предварительно внести в него некоторые позиции.

Отдых согласно принципам time-management:

1. Ритмичный отдых в течение рабочего дня (предусмотреть, например, 5 минут перерыва через каждые 60 минут).
2. Максимальное «переключение» в отдыхе (вместо чашки кофе или поиска постов в соцсети лучше покинуть рабочее место, выйти на свежий воздух и сделать несколько простых упражнений для разминки мышц, суставов или хотя бы пройтись по коридору – переключение с основного вида деятельности должно быть максимальным).
3. В некоторых случаях творческая лень во время перерыва оправдана (например, из-за сильного переутомления, большой растраты эмоциональных ресурсов). В таком случае не стоит отвлекаться, думать о чем-то, чистая лень должна стать ощущением полноты бытия и гармонии.
4. Не забывать об эффективном сне, который является самым важным способом восстановить силы и полноценно отдохнуть. Часто повысить качество сна можно даже без увеличения его длительности. Это получается благодаря некоторым подходам, которые должны стать правилом: время отхода ко сну – стабильно и не меняется, спать в проветренном помещении, не есть за несколько часов до сна, оптимальный режим перехода к ночному отдыху – за 30-60 минут до сна (чтение книги, прогулка).

Как управлять своим временем?

В информационном 21 веке время является одним из самых ценных ресурсов. Из-за неумения правильно распоряжаться им и выполнять приоритетные задачи, которые принесут максимум пользы, многие не достигают достойного уровня личностного развития, карьерного роста и заработка. Научиться управлять своим временем поможет внедрение принципов тайм-менеджмента в повседневную жизнь, прежде всего это:

• строгий учет своего времени;
• оптимизация временных ресурсов;
• планирование своего времени на разные периоды (день, месяц, год и т.д.);
• личная мотивация.

Необходимо всегда планировать дела на следующий день и фиксировать это. Задачи важно разделять на приоритетные и второстепенные, учитывая их значимость и пользу. Часто проекты, которые не требуют срочной реализации, стоит выполнить сразу, так как это принесет весомую прибыль, поможет подняться по карьерной лестнице, заключить выгодную сделку и т.д. Качественно управлять временем не получится без четкого определения цели. Выполнять задачи стоит по мере сложности, предпочтительнее начинать с самой трудоемкой. При возможности некоторые из них стоит делегировать, то есть поручить выполнение другим людям. Узнать много практических рекомендаций и изучить основы тайм-менеджмента в определенной сфере можно, посетив специальные курсы, тренинги, семинары, посвященные технологии управления временем. Они направлены не только на подачу базовой информации, но и на формирование целевой установки для каждого участника, демонстрацию практических примеров правильного распределения времени, рационального планирования задач.

В современном мире время позиционируется не только как ценный ресурс, энергопотенциал человека, но и как эффективная инвестиция в развитие бизнеса. Тайм-менеджмент позволяет (благодаря правильному планированию) максимально эффективно использовать личное и рабочее время, находить пути наиболее экономичных временных затрат.