Как оплачиваются командировочные дни?

В процессе деятельности любого предприятия время от времени возникает необходимость направить своего работника выполнять определенные поручения за пределы не только родного места работы, но и того населенного пункта, где оно расположено. На работодателя в такой ситуации ложится ряд обязанностей, одна из которых – возмещение командировочных расходов.

Виды командировок

Согласно Трудовому кодексу РФ командировкой признается выполнение поручения работодателя, осуществляемое вне места постоянной работы. В настоящее время нормативные акты выделяют всего два вида служебных командировок: в пределах Российской Федерации и зарубежные. Кроме того, по длительности командировки могут быть краткосрочными и долгосрочными. При этом законодательство не дает четких временных рамок, отделяющих один вид от другого.

Но от командировки следует отличать служебную поездку – если работник в течение одного рабочего дня выехал из своего населенного пункта и вернулся туда, то это не признается командировкой. Также не попадает под данное понятие выполнение работ, носящих постоянный разъездной характер (например, проводник или водитель дальних рейсов).

Кого нельзя командировать?

В связи с тем, что работник, направляемый в командировку, вынужден на время оставить свое место жительства, законодательство в отношении определенной категории работников устанавливает ряд ограничений.

Трудовой кодекс РФ запрещает командировать на любой срок:

• Несовершеннолетних;
• Пребывающих на больничном либо имеющих медицинские противопоказания к работе в определённой местности;
• Беременных женщин;
• Лиц, находящихся на ученическом договоре;
• Работников, являющихся зарегистрированными кандидатами на выборах любых уровней.

Также в отношении большой группы работников направление в командировку возможно только с их письменного согласия:

• Женщины с детьми до 3 лет;
• Одинокие родители с детьми до пяти лет;
• Родители детей-инвалидов, а также лица, осуществляющие уход за больными членами семьи.

В отношении данных категорий работников не допускается применение дисциплинарных наказаний за отказ от служебной командировки. Такие сотрудники не могут быть лишены по этому основанию и различных мер поощрения, которые предусматривают методы мотивации персонала на конкретном предприятии, например 13-ой зарплаты.

Важно: некоторые работники считают, что выгоднее брать отпуск за свой счет, чем соглашаться на командировку. Но необходимо учитывать, что такой отпуск предоставляется только по усмотрению работодателя, поэтому избежать направления в командировку такой вариант поможет не всегда.

Как оплачивается командировка?

Выполнение работы за пределами предприятия и своего места проживания предусматривает определенные компенсации работнику:

• Сохранение текущей заработной платы;
• Суточные – выплаты за каждый день нахождения вне пределов компании;
• Возмещение расходов на проезд и проживание.

Каждая из этих выплат имеет свои особенности расчета. Например, за выполнение трудовых функции идет оплата по среднему заработку.

Как посчитать суточные в командировке — пример

Суточные – денежные средства, выплачиваемые работнику на обеспечение его нужд при нахождении в командировке. Их размер устанавливается локальными актами работодателя, с которыми должен быть ознакомлен каждый работник. Но при этом есть один нюанс – приказом Минфина определен лимит данных выплат, не облагаемый НДФЛ: 700 рублей – в поездках по РФ, 2500 рублей – за пределами страны. Если суточные в командировке на предприятии превышают указанные размеры, то из суммы превышения удерживается налог на доходы физических лиц. При зарубежных командировках выплата суточных производится в иностранной валюте по текущему курсу в пределах установленных значений.

Суточные начисляются за каждый день нахождения в командировке, включая нерабочие. Например, человек находился в командировке с 20 по 25 февраля 2018 года включительно. Несмотря на то что на этот период выпадают выходные и праздничные дни, суточные будут выплачены за все 6 дней (6 * 700 = 4200 рублей). За данные средства работнику не требуется отчитываться, так как закон предусматривает, что они направляются на обеспечение текущих потребностей сотрудника по его усмотрению.

Совет: каждый работодатель должен принять положение о командировках. В этом документе следует указать размер всех выплат командированному работнику, в том числе определить максимальные суммы возмещения различных видов командировочных расходов.

Как оплачивается командировка в выходной день?

Определенные особенности имеет оплата командировки в выходной день. Основная выплата по среднему заработку в выходные дни не производится, так как при нахождении в командировке на работника распространяются положения правил внутреннего трудового распорядка предприятия, то есть и вне рабочего места он табелируется в том же порядке. Однако если специфика работы предполагает выполнение обязанностей командированным сотрудником в выходные дни, то на него распространяются все положения ТК РФ, регламентирующие такую работу. Человек должен дать согласие на деятельность в выходные дни, а работодатель — произвести оплату за них в двойном размере. В таком же порядке оплачивается и день отъезда или возвращения, если он совпадает с выходным или праздничным днем. Выплата суточных и возмещение командировочных расходов производятся ежедневно и вне зависимости от того, рабочий день или нет.

Как происходит оплата командировочных расходов?

Любая командировка предполагает использование различного транспорта для передвижения в нужный населенный пункт, а также услуг мест проживания. Все эти расходы покрываются работодателем и отражаются им как производственные. Согласно действующему законодательству работник несет эти расходы самостоятельно, после чего получает возмещение при предоставлении отчетной документации. Но на практике часто используется и иной вариант, когда сотруднику выдаются средства под отчет, а он представляет документы, которые подтверждают расходы на проезд и проживание. Причем с недавних пор к расходам на проезд относятся и поездки на такси в аэропорт или на вокзал, но при наличии соответствующих документов. Также они включают затраты на связь, оформление виз, страховок и других обязательных платежей.

Ограничений по сумме нет, но их может установить сам работодатель своим локальным актом. Введение такого ограничения вызвано двумя причинами. Во-первых, работодатель стремится минимизировать свои расходы. Во-вторых, данные траты позволяют сокращать налоговую базу, но это вызывает дополнительное внимание налоговых органов, которые проверяют, как оплачиваются командировочные дни сотрудников.

Важно помнить, что оплачивается командировка в полном размере только в том случае, если работник представил все отчетные документы по ней, а также не совершил нарушений трудовой дисциплины. Так, если командированный находился в месте выполнения работы в нетрезвом состоянии, то к нему может быть применена такая мера, как увольнение за пьянку, но только при условии соблюдения всех требований к данного рода дисциплинарному воздействию. В таком случае рассчитать командировочные необходимо до дня расторжения трудового договора, но работодатель все же обязан возместить расходы на проезд к месту жительства провинившегося работника.

Важно: работодатель может не компенсировать затраты на проезд в случае виновных действий работника. Например, сотрудник не прибыл в аэропорт ко времени отлета по приобретённому ранее билету и не явился в установленное время к месту выполнения поручения. Тогда работником должна быть представлена объяснительная записка об опоздании на работу, но билет приобретается за его счет.

Командировка — затратное мероприятие как для работодателя, так и для работника. Но трудовое законодательство предусматривает, что сотрудник, работающий вдали от дома, получит не только свою привычную зарплату, но и определенную компенсацию, а также возмещение всех расходов в поездке. За нарушение порядка выплаты командировочных работодатель привлекается к ответственности.