Компенсация за отпуск при увольнении: порядок и особенности расчета

Прекращение трудовых отношений происходит по различным жизненным обстоятельствам. При этом увольняемый сотрудник должен в последний рабочий день получить полный расчет, в который входит:

• заработная плата за отработанное время, не полученная им к моменту увольнения;
• компенсация за неиспользованный отпуск.

Если с первой составляющей расчета все относительно просто, то расчет компенсации за отпуск нередко вызывает определенные сложности, особенно у людей, не имеющих бухгалтерских знаний. Между тем сложного в этом ничего нет, достаточно четко определить: кому, когда и за что положены данные выплаты.

Основания для начисления компенсации

Согласно Трудового кодекса РФ каждый работник имеет право на отдых, одним из видов которого является отпуск. Законодательство определило, что минимальная продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней. Кроме того, работнику полагается ряд дополнительных отпусков, которые связаны со спецификой профессии, характером работы, места проживания и т.д.

Право на основной отпуск возникает у работника через шесть месяцев непрерывной работы у данного работодателя. Работодатель обязан ежегодно утверждать графики отпусков всех работников на предстоящий календарный год.

Если к моменту увольнения работник не успел сходить в отпуск, то работодатель должен произвести выплату компенсации за неиспользованные дни отпуска. В расчет принимаются не только дни основного отпуска, но дополнительного. Причем на расчет не влияют обстоятельства, почему работник не отгулял положенные ему дни отдыха. Например, если работник в 2016 году был в отпуске все двадцать восемь дней основного отпуска, но ему положено еще восемь дней дополнительного отпуска за работу в Южных районах Сибири и эти дни он не использовал для отдыха, то расчет будет производиться за эти восемь дней дополнительного отпуска.

Кому положена компенсация за отпуск?

Получить компенсацию за отпуск при увольнении могут все работники, которые по различным причинам не использовали дни отпуска, которые положены им по закону и условиям трудового или коллективного договора. На выплату компенсации не влияет причина расторжения трудового договора, например, увольнение за прогулы является мерой дисциплинарного воздействия за нарушение трудовой дисциплины, но её применение не лишает работника права на получение компенсации за неиспользованный отпуск.

Однако есть ситуации, когда увольняемый сотрудник не получает данную выплату:

• на момент увольнения у него нет не использованных дней отпуска;
• с момента приема на работу и увольнения прошло менее чем полмесяца;
• с сотрудником был заключен не трудовой, а договор гражданско-правового характера.

Других исключений нет, в остальных ситуациях работодатель обязан произвести расчет компенсации за неиспользованные дни отпуска и выплатить её в день увольнения.

Расчет компенсации при увольнении в 2016 году — пример

Для определения суммы компенсации за неиспользованный отпуск необходимо: перемножить среднедневной заработок и количество неиспользованных дней. Однако чтобы точно определить данные показатели, надо выполнить следующие действия:

• определить стаж работы данного работника на данном месте;
• уточнить количество дней отпуска, которые не были использованы работником;
• рассчитать среднедневной заработок за весь период работы.

Только после этого можно сделать правильный расчет компенсации, которая полагается работнику при увольнении.

Совет: при выплате компенсации за неиспользованный отпуск желательно увольняемому работнику представить полный расчет данной компенсации. Причем расчет представляется в двух экземплярах: один – работнику, второй – работодателю, на котором увольняемый ставит подпись в знак согласия с правильностью произведенного расчета.

Определение стажа работы

Расчет стажа работы сотрудника в организации осуществляется по данным о его приеме, например, это может быть приказ о приеме на работу. Расчет ведется пропорционально отработанным месяцам. Если брать в расчет только основной отпуск, то за каждый полный отработанный месяц работнику полагается 2,33 дня отпуска. Для расчета количества дней отпуска берутся только целые месяца. Необходимо учитывать, что те месяца, где работник отработал более 15 дней, округляются до полного месяца, а где количество отработанных дней менее 15 – в расчет не принимаются.

Также в расчет рабочего периода для отпуска включаются дни, когда фактически работник не осуществлял трудовую функцию, но за ним сохранялось рабочее место:

• выходные и праздничные дни;
• неоплачиваемые периоды отдыха продолжительностью не более двух недель в календарный год;
• дни вынужденного прогула;
• отстранения работника от исполнения должностных обязанностей по независящим от него причинам.

С учетом этих всех данных производится расчет общего периода, за который работнику должен быть предоставлен отпуск. Например, сотрудник был принят на работу 13 января 2015 года и увольняется 10 августа 2016 года. Стаж для отпуска составляет 1 год 7 месяцев, так как 2015 год в расчет принимается полностью, а в 2016 году из расчета исключается август – отработано менее 15 календарных дней.

Стоит учесть, что выплаты при увольнении по сокращению штатов в 2016 году предусматривают несколько иной порядок определения стажа для отпуска. В случае если причина увольнения ликвидация организации, то период работы от 5,5 до 11 месяцев округляется до полного года.

Определение неиспользованных дней отпуска

Когда определен стаж для отпуска, можно определить количество дней положенного отпуска. Так, при стаже в 19 месяцев количество отпускных дней составит: 19 * 2,33 = 44, 27 дня, в данном случае цифры после запятой отбрасываются. Для определения количества неиспользованных дней достаточно из полученных дней вычесть дни, которые работник уже отгулял. Оставшееся число и будет использоваться для расчета компенсации. Например, в сентябре 2015 года работник брал два дня в счет отпуска, тогда 44 – 2 = 42 дня неиспользованного отпуска.

Расчет среднедневного заработка

Именно этот расчет вызывает наибольшие сложности у большинства предпринимателей. Между тем есть специальное положение «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», которое подробно регламентирует методику определения среднедневной зарплаты.

Чаще всего расчет строится на простой формуле: начисленная зарплата за расчетный период делится на 12 месяцев и делится на 29,3 – среднее количество дней за месяц. Важно в этой формуле точно определить расчетный период. Согласно указанному выше Положению, расчетный период при увольнении определяется двенадцать месяцев, предшествующих месяцу увольнения. К примеру, при увольнении с 10 августа 2016 года расчетный период будет с 1 августа 2015 г. по 31 июля 2016 г. Если за указанный период работнику была начислена заработная плата в размере 600 тысяч рублей, то размер среднедневного заработка будет следующий: 600000/12/29,3 = 1706,48 рублей.

Из расчетного периода исключаются дни, когда работник фактически не работал: период временной нетрудоспособности, время вынужденного простоя и т.д.

В начисленный за период заработок входят только выплаты, которые связаны с выполнением трудовых функций: заработная плата, премии, бонусы и т.д. В расчет не принимаются выплаты социального и компенсационного характера, например, материальная помощь, пособие по больничному листу, компенсация за ГСМ и т.д.

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск

Когда все необходимые показатели определены, остается произвести сам расчет компенсации. Возвращаясь к примеру выше, было определено, что у работника оказалось 42 дня неиспользованных для отпуска. Среднедневной заработок составил 1706, 48 рублей. Таким образом, 42*1706, 48 = 71672,35 рублей – компенсация за неиспользованный отпуск, которую должен получить работник при увольнении.

Работодатель должен учесть, что компенсация, как и любая иная выплата работнику, подлежит налогообложению по НДФЛ, налог удерживается с начисленной суммы. Кроме того, с начисленной суммы работодатель обязан произвести отчисления во внебюджетные фонды.

Как избежать неправильного расчета компенсации?

На практике нередки ситуации, когда работодатель по той или иной причине допускает неточности в расчетах компенсации за неиспользованный отпуск. Чаще всего они вызваны неправильным определением количества дней положенного отпуска, а также ошибочным определением среднедневного заработка.

В настоящее время существует множество возможностей произвести правильный расчет компенсации. Это специальные модули, встроенные в бухгалтерские программы, в том числе и он-лайн продукты. Различные калькуляторы наподобие тех, что рассчитывают вклады в россельхозбанке под проценты, позволяющие ввести любые необходимые данные. При использовании подобных инструментов необходимо обеспечить только правильное введение исходных данных и через считанные секунды результат будет готов.

Кстати, такие программы облегчают жизнь многим современным предпринимателям, у которых необходимость проведения различных расчетов ставит под вопросом: стоит ли открывать свой бизнес. Сейчас даже такие сложные расчеты, как компенсация неиспользованного отпуска при увольнении, не представляет особого труда. Но даже использование самых современных технических средств не снимает с владельца бизнеса обязанности знать, как правильно выполняются те или иные начисления, только в этом случае можно исключить неприятности, вызванные неправильными расчетами.