Прием на работу – важно правильно записать в трудовую книжку

Факт наличия трудовых отношений между работником и работодателем должен обязательно документально фиксироваться. Официальным документом таких отношений является трудовой договор. Но законодательство предусматривает наличие ещё одного документа по трудовой деятельности – трудовой книжки.

Трудовая книжка – как документ о работе

Трудовая книжка должна быть у каждого гражданина, работающего по найму. Она заводится работодателем по месту первого рабочего места. В документе фиксируется:

• Период работы у каждого работодателя;
• Занимаемая должность;
• Переводы по должности;
• Сведения о поощрениях и награждениях.

В период работы трудовая книжка хранится у работодателя и выдается работнику в последний рабочий день в организации. По требованию работника работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой в срок не позднее трех дней с момента соответствующего обращения.

Совет: после приема на работу необходимо запросить у работодателя копию своей трудовой книжки. Это позволит подтвердить сам факт официального трудоустройства, а также проверить правильность внесенной записи о приеме на работу.

Порядок внесения записи о приеме на работу

Как показывает практика, чаще всего при заполнении трудовых книжек допускаются ошибки при внесении записей о приеме на работу. По данным Государственной инспекции труда России, неправильное заполнение трудовых встречается чаще, чем неправильно рассчитанная компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении.

Подобные ошибки приводят к тому, что в дальнейшем у работника могут возникнуть проблемы с доказыванием факта работы у данного работодателя. Кроме того, проблемы могут возникнуть и у самой организации в ходе проведения проверки соблюдения требований трудового законодательства.

Запись о приеме на работу состоит из следующих данных:

• Наименование организации;
• Дата приема;
• Наименование должности;
• Информация о документальном основании приема.

Наименование работодателя

Запись о работодателе предусматривает указание его полного наименования с организационно-правовой формы, а также сокращенное обозначение. Например, Общество с ограниченной ответственностью «Торговый дом «Кабачок» (ООО «ТД «Кабачок») или Индивидуальный предприниматель Торговцев Сергей Петрович (ИП Торговцев С.П.). Не допускается использование только сокращенной формы. Вместо записи возможно нанесение названия специальным штампом.

Дата приема

Указывается конкретная дата, с которой работник приступает к исполнению своих должностных обязанностей. На практике нередко возникают ситуации, когда работник принимается на работу в выходной день, и работодатель по каким-то непонятным причинам ставит в трудовой другую дату – будний день. Трудовое законодательство не содержит запрета на прием работника в выходные дни, поэтому необходимости менять дату приема в таких случаях нет.

Наименование должности

В трудовой книжке должно быть обязательно указано наименование должности или профессии, на которую принят работник. Причем важно, чтобы это наименование соответствовало не только штатному расписанию компании, но и Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов или Единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих.

При указании профессии, предусматривающей профессиональные разряды, необходимо указать и соответствующий разряд работника.

От правильного указания должности в ряде случаев зависит возможность предоставления определенных гарантий и компенсаций работникам. Особенно это важно в случае, если работник задействован на вредных или опасных производствах. Кроме того, неточность в формулировке должности может повлечь определенные трудности при определении должностных обязанностей работника. Например, указание в трудовой книжке, что работник принят на должность продавца, дает ему возможность отказаться работать на кассе, так как это входит в должностные обязанности продавца-кассира.

Если в организации есть строго регламентированная структура, предусматривающая наличие различных подразделений, то вместе с записью о приеме на определенную должность указывается и структурное подразделение.

Информация о документальном основании приема

В трудовую книжку в обязательном порядке вносится информация о документе, который служит основанием для приема на работу. Это может быть приказ, распоряжение, решение, протокол общего собрания. Во всех случаях должен быть назван конкретный документ и дата его принятия, а при наличии номера необходимо указать и его.

Значение записи о приеме в трудовой книжке (+образец)

Главная роль записи в трудовой книжке – документальная фиксация трудовых отношений с работодателем. Именно по этой причине очень важно, чтобы запись была выполнена в строгом соответствии с нормативными требованиями. От правильности записи зависит очень многое – от возможности выполнения тех или иных обязанностей до правильного расчета выплаты по сокращению штата. Поэтому порядок заполнения трудовых книжек необходимо знать всем, особенно тем, кто планирует правильно написать заявление на увольнение по собственному желанию и начать собственное дело. В этом случае на начинающего предпринимателя, нашедшего для себя интересные бизнес-идеи для сельской местности или для крупного мегаполиса, ложится большая ответственность за работников. Владелец бизнеса должен помнить, что даже такие незначительные действия, как заполнение трудовой книжки работника, могут повлечь серьезные последствия в дальнейшем как для работника, так и для самого предпринимателя.