Бланки строгой отчетности для ИП – учитывайте правильно

Действующее законодательство строго регламентирует вопросы расчета в коммерческой деятельности денежной наличностью. По общему правилу все платежи наличными, а также с помощью банковских карт, должны фиксироваться контрольно-кассовой техникой. Но далеко не во всех случаях применение такого оборудования целесообразно или технически возможно. Поэтому предусмотрена замена кассовых чеков бланками строгой отчетности. Перечень возможных ситуаций, когда допустимо использование таких документов, определен на законодательном уровне. Также закреплена обязанность субъектов предпринимательства вести обязательный учет БСО.

Какие бланки необходимо учитывать?

Согласно действующим требованиям индивидуальный предприниматель обязан обеспечить учет всех бланков строгой отчетности, которые им используются в своей деятельности. Данное требование распространяется как на унифицированные формы БСО, например, экскурсионные билеты, так и на формы, разработанные самостоятельно предпринимателем, например, при оказании услуг ремонта и пошива одежды.

На предпринимателе лежит ответственность за сохранность бланков и их правильный учет. В настоящее время порядок хранения БСО практически не регламентирован законодательством, существуют только общие требования, которые характерны для хранения бухгалтерской документации:

• Хранение только в металлических запираемых шкафах или сейфах;
• Ограниченный круг лиц, имеющих доступ к месту хранения;
• Бланки, пришедшие в негодность, а также копии и формы, использование которых прекращено, хранятся в опечатанных мешках в течение пяти лет.

Более строго определен порядок учета бланков строгой отчетности для ИП.

Порядок учета БСО

Применение БСО ставит предпринимателя перед необходимостью вести Книгу или журнал учета бланков строгой отчетности. Причем данная обязанность лежит на всех предпринимателях, вне зависимости от применяемой системы налогообложения.

В настоящее время утвержденной формы данной книги нет, поэтому предприниматель может разработать книгу учета самостоятельно. Специалисты рекомендуют брать за основу форму, которая утверждена Приказом Министерства финансов России №173-н от 15 декабря 2010 г. Данная форма разработана для государственных и муниципальных учреждений, но может использоваться и коммерческими структурами. При необходимости в данную форму можно добавить необходимые графы. Кстати, многие типографии уже наладили выпуск книг учета БСО, ориентированных на индивидуальных предпринимателей. Форму книги учета предприниматель должен утвердить приказом.

Книга должна быть пронумерована и прошита, на месте прошивке ставится подпись предпринимателя и печать. Вести книгу может сам предприниматель или иное лицо, на которое возлагается соответствующая обязанность приказом ИП.

В книге учета БСО отражаются все операции по получению и выдаче бланков строгой отчетности. При этом следует помнить, что в книге фиксируются только выдачи бланков сотрудникам, которые будут их использовать в своей работе, а не каждый факт оформления БСО

Образец заполнения книги учета БСО

Поступление бланков строгой отчетности должно быть отмечено в журнале следующими данными:

• Дата поступления;
• Источник;
• Основание;
• Наименование БСО;
• Количество бланков;
• Серия и номер.

Образец заполнения факта поступления БСО выглядит следующим образом: 

30.09.16 ООО «ТипографТипографович» Договор №23 от 01.09.16 г. Экскурсионный билет 100 шт. ЭБ-000001 – ЭБ-000100

При выдаче бланков строгой отчетности в книгу учета вносится следующая информация:

• Дата;
• Наименование;
• Количество;
• Серия и номер;
• Ф.И.О. подпись лица, получившего бланки.

Образец заполнения при выдаче следующий:

30.09. 16 Экскурсионный билет 20 шт. ЭБ-000001 – ЭБ-000020 Экскурсоводова Г.Т.

В случае возврата бланков сотрудником они оформляются в том же порядке, что и поступление. Также в книге учета необходимо фиксировать бланки, которые выбыли в связи с утерей или повреждением. По данным случаям обязательно необходимо составлять соответствующие акты.

В отличие от книги учета доходов и расходов ИП, книга учета бланков строгой отчетности не может вестись в электронном виде. При наличии нескольких структурных подразделений допускается ведение данных форм учета в каждом из них в отдельности.

Совет: чтобы избежать ошибок при учете БСО, необходимо фиксировать приходно-расходные операции по ним в момент совершения.

Ответственность за нарушение порядка учета БСО

В связи с тем, что учет бланков строгой отчетности является обязанностью предпринимателя, использующего их в своей работе, законодательство предусматривает ответственность за нарушение порядка учета.

Нарушением считается отсутствие журнала учета БСО или нарушение порядка его ведения. Индивидуальный предприниматель может быть подвергнут административному штрафу, а также налоговой ответственности. Штрафы за нарушения порядка учета БСО составляют от 10 000 до 30 000 рублей, что гораздо больше, чем штраф за не вовремя сданную отчетность ИП на ЕНВД без работников.

Бланки строгой отчетности значительно упрощают работу предпринимателей, так как избавляют от необходимости использовать контрольно-кассовую технику, что в определенной степени снижает и текущие расходы на ведение бизнеса. От предпринимателя требуется только организовать правильный порядок их использования и учета. На практике вопрос учета БСО в среде начинающих предпринимателей стоит так же остро, как и вопрос о том, можно ли закрыть ИП с долгами пенсионному фонду. Сложностей в этом деле практически нет, процесс подробно описан в соответствующих нормативных актах. Порядок учета БСО так же прост, как и определение фиксированного размера страховых взносов для ИП, необходимо только уделить этому немного времени, что станет надежной защитой от возможных неприятностей.